Analisa Biaya Dan Manfaat

8.1 Pendahuluan
Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti
halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-
sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Investasi untuk
mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya.
Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang
dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru.
Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang
dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak
layak. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu
dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan
analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis).Analisis biaya/keuntungan
disebut juga dengan analisis biaya/efektivitas (cost/ effectivenss
analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya
mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan
pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur
langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam
bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya.

8.2 Komponen biaya
Untuk melakukan analisis biaya/efektivitas diperlukan dua komponen, yaitu
komponen biaya dan komponan efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan
pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 kategori
utama, yaitu :
a. Biaya pengadaan (procurement cost).
b. Biaya persiapan operasi (start-up cost).
c. Biaya proyek (project-related cost).
d. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost).

8.3 Biaya pengadaan (procurement cost)
Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi
sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang termasuk biaya pengadaan
ini adalah sebagai berikut :
a. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras.
b. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras.
c. Biaya instalasi perangkat keras.
d. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC).
e. Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras.
f. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan
 perangkat keras.
Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada
tahun-tahun pertama (initial cost) sebelum sistem dioperasikan, kecuali
untuk pengadaan perangkat keras dengan cara leasing.

8.4 Biaya persiapan operasi (start-up cost)
Biaya persiapan operasi (start-up cost) berhubungan dengan semua biaya untuk
membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya-biaya persiapan
awal, antara lain :
a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem.
b. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telepon, satelit,
 frekuensi).
c. Biaya persiapan personil.
d. Biaya reorganisasi.
e. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan
 operasi.
Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-baya yang
terjadi di awal-awal tahun sebelum sistem dioperasikan.

8.5 Biaya proyek (project-related cost)
Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan biaya-biaya untuk
mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk dengan biaya-biaya
proyek, antara lain :
1. Biaya dalam tahap analisis sistem.
 a. Biaya untuk mengumpulkan data.
 b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy,dll).
 c. Biaya rapat.
 d. Biaya staff analis.
 e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem.
2. Biaya dalam tahap disain sistem.
 a. Biaya dokumentasi.
 b. Biaya rapat.
 c. Biaya staff analis.
 d. Biaya staff programmer.
 e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi.
 f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem.
3. Biaya dalam tahap penerapan sistem.
 a. Biaya pembuatan formulir baru.
 b. Biaya konversi data.
 c. Biaya latihan personel.
 d. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem.

8.6 Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan
(maintenance cost)
Biaya operasi (ongoing cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk
mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedangkan biaya
perawatan (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat
sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya operasi dan biaya
perawatan sistem, antara lain :
a. Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas
 data).
b. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies).
c. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service).
d. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul
 program).
e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.
f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem.
g. Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem.
h. Biaya depresiasi (penyusutan).

Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya yang biasanya terjadi sebelum
operasi sistem diterapkan, biaya operasi dan perawatan biasanya terjadi
secara rutin selama umur operasi sistem.

8.7 Komponen manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi yang dapat diklasifikasikan
sebagai berikut :
a. Manfaat mengurangi biaya.
b. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan.
c. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas.
d. Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Manfaat dari sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk
keuntungan berujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berujud
(intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa
penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan
yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan berujud diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Pengurangan-pengurangan biaya operasi.
b. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses.
c. Pengurangan biaya telekomunikasi.
d. Peningkatan penjualan.
e. Pengurangan biaya persediaan.
f. Pengurangan kredit tak tertagih.

Keuntungan tak berujud (intangible benefits) adalah keuntungan-keuntungan
yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan-keuntungan ini diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan.
b. Peningkatan kepuasan kerja personil.
c. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik.

Karena intangible benefits sulit untuk diukur dalam bentuk satuan nilai
uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan penaksiran. Pelayanan
kepada langganan yang lebih baik merupakan contoh intangible benefits.
Dapatkah kita mengukur dalam satan rupiah pelayanan yang lebih baik ini ?.
Mungkin dapat kita coba untuk menganalisis dengan cara sebagai berikut :
a. Apakah akibat dari pelayanan yang 'kurang baik' kepada langganan ?
 Jawabannya adalah : pesanan langganan akan berkurang bahkan mungkin
 langganan tidak akan memesan kembali kepada perusahaan.
b. Seberapa banyak seorang langganan akan mengurangi pesanannya bila
 pelayanan kurang baik ? Mungkin kan mengalami kesulitan untuk mengukurnya
 dalam bentuk satuan nilai uang. Akan tetapi dapat mencobanya bersama-sama
 dengan pemakai sistem untuk menaksirnya. Misal dari taksiran ini
 didapatkan hasil sebagai berikut :
 · Sebanyak kemungkinan 50% langganan akan mengurangi 10% pesanannya.
 · Sebanyak kemungkinan 20% langganan akan mengurangi 50% pesanannya.
 · Sebanyak kemungkinan 10% langganan akan mengurangi 90% pesanannya.
 · Sebanyak kemungkinan 5% langganan akan mengurangi 100% pesanannya.
c. Kemudian dapat dihitung perkiraan kehilangan pesanan langganan sebagai
 berikut :
 Kehilangan pesanan = (50% x 10% pesanan) + (20% x 15% pesanan) +
                      (10% x 90% pesanan) + (5% x 100% pesanan)
                    = (5% + 10% + 9% + 5%) pesanan
                    = 29% pesanan
d. Jika rata-rata langganan melakukan pesanan tiap tahunnya sebesar
 Rp. 1.000.000, maka dapat diperkirakan akan kehilangan sebesar 29% dari
 nilai pesanan ini, yaitu sebesar Rp. 290.000. Jika perusahaan mempunyai
 sebanyak 50 langganan, maka dapat diperkirakan jumlah total dari
 kehilangan pesanan ini adalah sebesar 50 x Rp. 290.000 = Rp. 14.500.000.
e. Ajukan analisis ini kepada manajemen dan gunakanlah analisis ini sebagai
 titik awal untuk mengukur intangible benefits.

8.8 Metode analisis biaya/manfaat
Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi,
selanjutnya analisis biaya/manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan
apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. Di dalam analisis
suata invetasi, terdapat dua aliran kas, yaitu aliran kas keluar (cash
outflows) dan aliran kas masuk (cash inflow). Aliran kas keluar terjadi
karena pengeluaran-pengeluran uang untuk biaya investasi. Aliran kas masuk
terjadi dari manfaat yang dihasilkan oleh investasi. Aliran kas masuk ini
sering dihubungkan dengan proceed, yaitu keuntungan bersih sesudah pajak
ditambah dengan depresiasi (bila depresiasi dimasukkan dalam komponen biaya).
Terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya/manfaat, diantaranya
sebagai berikut :

a. Metode periode pengembalian (payback period).
 Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi
 tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak
 memasukkan faktor bunga kedalam perhitungannya.

b. Metode pengembalian investasi (return on investment/ROI).
 Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan
 oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. ROI dari suatu
 proyek inventasi dapat dihitung dengan rumus :

             Total manfaat - total biaya
 ROI  =  --------------------------------
                      Total biaya

c. Metode nilai sekarang bersih (net present value/NPV).
 Metode payback period dan ROI tidak memperhatikan nilai waktu dari uang
 (time value of money) atau time preference of money). Satu rupiah nilai
 uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari.
 NPV merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini
 menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus
 dari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal
 tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai uang
 ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan
 dalam rumus adalah sebagai berikut :

                       Proceed 1    Proceed 2           Proceed n
 NPV = nilai proyek + ---------- + ---------- + .... + ----------
                      ( 1 + i )1   ( 1 + i )2          ( 1 + i )n

 i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan
 n = umur proyek investasi
 Bila NPV bernilai lebih besar dari 0, berarti investasi menguntungkan dan
 dapat diterima.

d. Metode tingkat pengembalian internal (internal rate of return/IRR).
 Merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode
 NPV, tingkat bunga yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedang
 pada metode IRR justru tingkat bunga tersebut yang akan dihitung.
 Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan
 menjadikan jumlah  nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang
 didiskontokan dengan tingkat bung tersebut sama besarnya dengan nilai
 sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata lain
 tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi
 bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan.

Analisa Rancangan DataBase......

Pendahuluan perancangan Database :

Ø Tantangan dalam merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memenuhi keperluan saat ini dan masa mendatang

Ø Perancangan Model Konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik

Proses perancangan basis data , dibagi menjadi 3 tahapan yaitu :

Ø Perancangan basis data secara konseptual, tahapan ini merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep..

Ø Perancangan basis data secara logis, merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual kemodel basis data yang akan dipakai (modal relasional, hirarkis, atau jaringan). Perancangan ini tidak bergantung pada DBMS yang akan dipakai, itulah sebabnya perancangan basis data secara logis terkadang disebut pemetaan model data.

Ø Perancangan basis data secara fisis, merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan pada media penyimpanan eksternal (yang spesifik terhadap DBMS yang dipakai ).

Pengembangan Sistem

Pengembangan system terdiri atas sederetan kegiatan yang dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan. Ada berbagai pembagian tahapan dalam pengembangan system yaitu :

Ø Metodologi yang disebut Waterfall atau air terjun yang membagi daur pengembangan system menjadi 6 tahapan : konsepsi, pendahuluan, analisis, perancangan, implementasi dan pengujian.

Ø McLeod mengemukakan 4 tahapan : perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi.

Ø Fabbri dan Schwab membaginya menjadi 5 tahapan : studi kelayakan, rencana pendahuluan, analisis system, perancamgan system danimplementasi system.

Tahapan studi kelayakan

Tahapan ini merupakan identifikasi terhadap kebutuhan system baru, identifikasi tidak hanya didasarkan oleh kebutuhan-kebutuhan baru tetapi harus memperhatikan kebutuhan pada system yang sudah ada. Hasil tahapan ini berupa daftar kebutuhan, perkiraan biaya untuk membuat system baru dan juga solusi yang dikehendaki.

Tahapan rencana pendahuluan

Tahapan ini menentukan lingkup proyek atau system yang akan ditangani, hal ini digunakan untuk menentukan jadwal proyek. Biasanya dijabarkan dalam diagram aliran data (DAD). DAD menunjukan fungsi-fungsi dalam system, cara menggunakan informasi yang tersimpan dan pemindahan informasi antar fungsi didalam system.

Tahapan analisis system

Analis system sering berdialog dengan pengguna untuk memperoleh informasi detil kebutuhan pengguna. Kemudian hasil yang didapat dipakai sebagai bahan untuk menyusun DAD system baru. Untuk memperinci DAD, item-item yang terdapat pada aliran data dan juga yang terdapat pada penyimpanan data dijabarkan dalam bentuk kamus data. Kamus data adalah deskripsi formal mengenai seluruh elemen yang tercakup dalam DAD.

Tahapan perancangan system

Tahapan perancangan system dibagi menjadi 2 bagian :

1. Perancangan basis data, merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna berdasarkan kamus aliran data yang telah dibuat. Proses perancangan basis data diantaranya adalah perancangan basis data konseptual yang terdiri atas 3 langkah yaitu :

Ø Penentuan entitas pada basis data

Ø Pendefinisian hubungan antarentitas

Ø Penerjemahan hubungan kedalam entitas

Entitas/tipe entitas/kelas entitas menyatakan objek atau kejadian.

Atribut/properti adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas.

Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas.

Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data.

Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut .

Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berada dalam suatu basis data relasional untuk menjaga kekonsistensian data.tujuan integritas referensial adalah untuk menjamin agar elemen dalam suatu tabel yang menunjuk kesuatu pengenal unik pada suatu baris pada tabel lain benar-benar menunjuk kesuatu nilai yang benar-benar ada. Macamnya ada 3 yaitu :

1. penambahan

2. penghapusan

3. peremajaan (update)

2. Perancangan proses

Ada 3 hal yang perlu diperhatikan tentang entitas :

Ø Sebuah atribut bisa jadi merupakan suatu pengulangan(berisi sejumlah nilai, bukan hanya satu nilai)

Ø Sebuah atribut muncul pada beberapa entitas.

Ø Sebuah atribut barangkali sebuah karakteristik dari entitas atau atribut lain.

Selain diagram E-R, diagram lain yang sering dipakai adalah diagram struktur data yang menyerupai E-R. cirinya dengan adanya 2 panah identik. Setelah hubungan antar entitas diketahui maka akan diterjemahkan kedalam table, melalui 3 langkah :

1.. Penentuan kunci untuk entitas

2. Penerjemahan hubungan kedalam kunci tamu

3. Penormalisasian basis data

Penentuan kunci tidak sekedar metode untuk mengakses suatu baris tertentu tapi harus menjadi pengenal yang unik. Kunci terdiri dari beberapa macam, yaitu sebagai berikut :

Candidate Key

Ø Satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik dari sebuah entitas.

Ø Misalnya: File Karyawan (No Induk, Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Alamat, Kota )

Ø Kunci Kandidat:

o No Induk, pasti unik

o Nama, sering dipakai sbg kunci pencarian tetapi tidak cocok utk key karena bisa ada nama yg sama

o Nama+Tanggal Lahir

o Nama+Tanggal Lahir+Tempat Lahir

o Alamat, Kota , tidak cocok untuk kunci

Primary Key

Ø Satu atribut atau satu set minimal atribut yg dapat mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dan dapat mewakili entitas

Ø Dipilih dari Candidate Key yang paling mewakili sebuah entitas secara unik

Ø Contoh: No Induk, karena unik tidak mungkin ada satu No Induk untuk lebih dari satu pegawai

Alternate Key (Kunci Alternatif)

Adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key

Foreign Key (Kunci Tamu)

Ø Adalah satu (atau satu set) atribut yang melengkapi satu relationship yang menunjukkan ke induknya.

Ø Misalnya: File Transaksi Gaji (No Induk, Nomor Bukti, Tanggal, Gaji Kotor, Potongan, Gaji Bersih, Pajak)

o Foreign Key: No Induk

o Primary Key: Nomor Bukti

o Alternate Key: No Induk + Nomor Bukti

Teknik Normalisasi

Ø Proses normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi).

Ø Pada proses normalisasi selalu diuji pada bbrp kondisi, apakah ada kesulitan dalam:

· Add/insert data; delete data; update data; dan retrieve data;

· Jika ada problem maka relasi perlu dipisahkan

Bentuk Normalisasi

Ø Unnormalized Form

Ø 1st Normal Form (1 NF)

Ø 2nd Normal Form (2 NF)

Ø 3rd Normal Form (3 NF)

Ø Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

BENTUK-BENTUK NORMALISASI

Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form):

Ø merupakan kumpulan data yang akan direkam,

Ø tanpa format tertentu,

Ø bisa saja data tidak lengkap atau ada duplikasi

Ø Dikumpulkan apa adanya

Normal Pertama (1st Normal Form)

Aturan :

Ø Mendefinisikan atribut kunci

Ø Tidak adanya group berulang

Ø Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci

Normalisasi Kedua (2nd Normal Form)

Aturan :

Ø Sudah memenuhi dalam bentuk normal kesatu

Ø Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.

Normalisasi Ketiga (3rd Normal Form)

Aturan :

Ø Sudah berada dalam bentuk normal kedua

Ø Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya).

Normalisasi Keempat

Ø Dikenal dengan nama: Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Ø Relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey

Ø Relatif jarang digunakan

Tahapan implementasi system

Tahapan implementasi system mencakup pengkodean program, pengujian program, pemasangan program dan pelatihan pada pengguna. Setelah tahap ini berakhir maka akan sampai pada tahapan penggunaan aplikasi oleh pengguna.