Kamus Data

Kamus data atau systems data dictionary
adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan DD analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, DD digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, DD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. DD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD (Data Flow Diagram). Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di DD.



DD tidak menggunakan notasi grafik sebagaimana halnya DFD. DD berfungsi
membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detil, dan
mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara
presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian
yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
DD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:
1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.
2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran,
misalnya alamat diuraikan menjadi kota, kodepos, propinsi, dan negara.
3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.
4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan
aliran.
5. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang akan menjadi
titik perhatian dalam entity relationship diagram.


3.2 Isi DD.
Data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang
data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka DD harus memuat
hal-hal berikut :

a. Nama arus data.
Karena DD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka
nama dari arus data juga harus dicatat di DD, sehingga mereka yang
membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus
data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di DD.

b. Alias.
Alias atan nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada.
Alias perlu ditulis karena data ayang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya, misalnnya bagian
pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur,
sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan.
Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur
data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

c. Bentuk data.
Bentuk data perlu dicatat di DD, karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan DD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau
formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak
dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang
output yang akan dihasilkan oleh sistem.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan dilayar
monitor akan digunakan untuk merancang tampilan layar yang akan
dihasilkan oleh sistem.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan
variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen, formulir,
laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor,
variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.

d. Arus data.
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di DD supaya memudahkan
mencari arus data ini di DFD.

e. Penjelasan.
Untuk tidak memperjleas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat
di DD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan
tentang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah
tembusan permintaaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai
tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

f. Periode.
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu
dicatat di DD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan
input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus
dilakukakan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

g. Volume.
Volume yang perlu dicatat di DD adalah tentang volumen rata-rata dan
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya
rata-rata arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu dan
volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak, Volume ini digunakan
untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan,
kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
h. Struktur data.
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di DD terdiri dari
item-item apa saja.


Simbol DD
Kebanyakan sistem, kadang-kadang elemen data terlalu kompleks untuk
didefinisikan. Kekomplekkan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumlah
elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen data yang lebih sederhana
tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan relevan dan
elementer. Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umum digunakan
dalam menganalisa sistem dengan menggunakan sejumlah simbol, seperti
berikut :


No Simbol Uraian 1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya 2 + Dan 3 () Opsional (boleh ada atau boleh tidak ada) 4 {} Pengulangan 5 [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternatif, seleksi 6 ** Komentar 7 @ Identifikasi atribut kunci 8 Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol [ ]
Tabel 3.1 : Simbol Data Dictionary
Sumber : Pengantar Perancangan Sistem, Husni Iskandar Pohan, dkk.
Sebagai contoh atribut NAMA, yang apabila dirincikan akan memiliki sejumlah
atribut pendukung, yaitu : gelar, nama_awal (first_name), nama_tengah
(middle_name), nama akhir (last_name).
Nama = Gelar + Nama_awal + Nama_tengah + Nama_akhir .
a. Gelar = Tuan Nyonya Nona Doktor Profesor
Nama_awal = karakter_valid
Nama_awal = karakter_valid
Nama_tengah = karakter_valid
Nama_akhir = karakter_valid
Karakter_valid = [ A-Z a-z 0-9 ' - ]

Untuk melengkapi definis elemen data ada sejumlah hal yang perlu
diperhatikan, yaitu :
a. Kejelasan arti elemen data dalam konteks aplikasi yang biasanya
dideskripsikan sebagai komentar dengan notasi **.
b. Komposisi elemen data, jika masih dapat diuraikan lagi.
c. Nilai dan satuan elemen data, jika sudah tidak dapat diuraikan lagi.