Analisa Biaya Dan Manfaat

8.1 Pendahuluan
Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti
halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-
sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Investasi untuk
mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya.
Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang
dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru.
Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang
dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak
layak. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu
dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan
analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis).Analisis biaya/keuntungan
disebut juga dengan analisis biaya/efektivitas (cost/ effectivenss
analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya
mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan
pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur
langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam
bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya.

8.2 Komponen biaya
Untuk melakukan analisis biaya/efektivitas diperlukan dua komponen, yaitu
komponen biaya dan komponan efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan
pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 kategori
utama, yaitu :
a. Biaya pengadaan (procurement cost).
b. Biaya persiapan operasi (start-up cost).
c. Biaya proyek (project-related cost).
d. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost).

8.3 Biaya pengadaan (procurement cost)
Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi
sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang termasuk biaya pengadaan
ini adalah sebagai berikut :
a. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras.
b. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras.
c. Biaya instalasi perangkat keras.
d. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC).
e. Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras.
f. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan
 perangkat keras.
Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada
tahun-tahun pertama (initial cost) sebelum sistem dioperasikan, kecuali
untuk pengadaan perangkat keras dengan cara leasing.

8.4 Biaya persiapan operasi (start-up cost)
Biaya persiapan operasi (start-up cost) berhubungan dengan semua biaya untuk
membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya-biaya persiapan
awal, antara lain :
a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem.
b. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telepon, satelit,
 frekuensi).
c. Biaya persiapan personil.
d. Biaya reorganisasi.
e. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan
 operasi.
Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-baya yang
terjadi di awal-awal tahun sebelum sistem dioperasikan.

8.5 Biaya proyek (project-related cost)
Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan biaya-biaya untuk
mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk dengan biaya-biaya
proyek, antara lain :
1. Biaya dalam tahap analisis sistem.
 a. Biaya untuk mengumpulkan data.
 b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy,dll).
 c. Biaya rapat.
 d. Biaya staff analis.
 e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem.
2. Biaya dalam tahap disain sistem.
 a. Biaya dokumentasi.
 b. Biaya rapat.
 c. Biaya staff analis.
 d. Biaya staff programmer.
 e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi.
 f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem.
3. Biaya dalam tahap penerapan sistem.
 a. Biaya pembuatan formulir baru.
 b. Biaya konversi data.
 c. Biaya latihan personel.
 d. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem.

8.6 Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan
(maintenance cost)
Biaya operasi (ongoing cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk
mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedangkan biaya
perawatan (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat
sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya operasi dan biaya
perawatan sistem, antara lain :
a. Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas
 data).
b. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies).
c. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service).
d. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul
 program).
e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.
f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem.
g. Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem.
h. Biaya depresiasi (penyusutan).

Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya yang biasanya terjadi sebelum
operasi sistem diterapkan, biaya operasi dan perawatan biasanya terjadi
secara rutin selama umur operasi sistem.

8.7 Komponen manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi yang dapat diklasifikasikan
sebagai berikut :
a. Manfaat mengurangi biaya.
b. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan.
c. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas.
d. Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Manfaat dari sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk
keuntungan berujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berujud
(intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa
penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan
yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan berujud diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Pengurangan-pengurangan biaya operasi.
b. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses.
c. Pengurangan biaya telekomunikasi.
d. Peningkatan penjualan.
e. Pengurangan biaya persediaan.
f. Pengurangan kredit tak tertagih.

Keuntungan tak berujud (intangible benefits) adalah keuntungan-keuntungan
yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan-keuntungan ini diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan.
b. Peningkatan kepuasan kerja personil.
c. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik.

Karena intangible benefits sulit untuk diukur dalam bentuk satuan nilai
uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan penaksiran. Pelayanan
kepada langganan yang lebih baik merupakan contoh intangible benefits.
Dapatkah kita mengukur dalam satan rupiah pelayanan yang lebih baik ini ?.
Mungkin dapat kita coba untuk menganalisis dengan cara sebagai berikut :
a. Apakah akibat dari pelayanan yang 'kurang baik' kepada langganan ?
 Jawabannya adalah : pesanan langganan akan berkurang bahkan mungkin
 langganan tidak akan memesan kembali kepada perusahaan.
b. Seberapa banyak seorang langganan akan mengurangi pesanannya bila
 pelayanan kurang baik ? Mungkin kan mengalami kesulitan untuk mengukurnya
 dalam bentuk satuan nilai uang. Akan tetapi dapat mencobanya bersama-sama
 dengan pemakai sistem untuk menaksirnya. Misal dari taksiran ini
 didapatkan hasil sebagai berikut :
 · Sebanyak kemungkinan 50% langganan akan mengurangi 10% pesanannya.
 · Sebanyak kemungkinan 20% langganan akan mengurangi 50% pesanannya.
 · Sebanyak kemungkinan 10% langganan akan mengurangi 90% pesanannya.
 · Sebanyak kemungkinan 5% langganan akan mengurangi 100% pesanannya.
c. Kemudian dapat dihitung perkiraan kehilangan pesanan langganan sebagai
 berikut :
 Kehilangan pesanan = (50% x 10% pesanan) + (20% x 15% pesanan) +
                      (10% x 90% pesanan) + (5% x 100% pesanan)
                    = (5% + 10% + 9% + 5%) pesanan
                    = 29% pesanan
d. Jika rata-rata langganan melakukan pesanan tiap tahunnya sebesar
 Rp. 1.000.000, maka dapat diperkirakan akan kehilangan sebesar 29% dari
 nilai pesanan ini, yaitu sebesar Rp. 290.000. Jika perusahaan mempunyai
 sebanyak 50 langganan, maka dapat diperkirakan jumlah total dari
 kehilangan pesanan ini adalah sebesar 50 x Rp. 290.000 = Rp. 14.500.000.
e. Ajukan analisis ini kepada manajemen dan gunakanlah analisis ini sebagai
 titik awal untuk mengukur intangible benefits.

8.8 Metode analisis biaya/manfaat
Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi,
selanjutnya analisis biaya/manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan
apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. Di dalam analisis
suata invetasi, terdapat dua aliran kas, yaitu aliran kas keluar (cash
outflows) dan aliran kas masuk (cash inflow). Aliran kas keluar terjadi
karena pengeluaran-pengeluran uang untuk biaya investasi. Aliran kas masuk
terjadi dari manfaat yang dihasilkan oleh investasi. Aliran kas masuk ini
sering dihubungkan dengan proceed, yaitu keuntungan bersih sesudah pajak
ditambah dengan depresiasi (bila depresiasi dimasukkan dalam komponen biaya).
Terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya/manfaat, diantaranya
sebagai berikut :

a. Metode periode pengembalian (payback period).
 Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi
 tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak
 memasukkan faktor bunga kedalam perhitungannya.

b. Metode pengembalian investasi (return on investment/ROI).
 Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan
 oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. ROI dari suatu
 proyek inventasi dapat dihitung dengan rumus :

             Total manfaat - total biaya
 ROI  =  --------------------------------
                      Total biaya

c. Metode nilai sekarang bersih (net present value/NPV).
 Metode payback period dan ROI tidak memperhatikan nilai waktu dari uang
 (time value of money) atau time preference of money). Satu rupiah nilai
 uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari.
 NPV merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini
 menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus
 dari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal
 tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai uang
 ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan
 dalam rumus adalah sebagai berikut :

                       Proceed 1    Proceed 2           Proceed n
 NPV = nilai proyek + ---------- + ---------- + .... + ----------
                      ( 1 + i )1   ( 1 + i )2          ( 1 + i )n

 i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan
 n = umur proyek investasi
 Bila NPV bernilai lebih besar dari 0, berarti investasi menguntungkan dan
 dapat diterima.

d. Metode tingkat pengembalian internal (internal rate of return/IRR).
 Merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode
 NPV, tingkat bunga yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedang
 pada metode IRR justru tingkat bunga tersebut yang akan dihitung.
 Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan
 menjadikan jumlah  nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang
 didiskontokan dengan tingkat bung tersebut sama besarnya dengan nilai
 sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata lain
 tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi
 bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan.

Analisa Rancangan DataBase......

Pendahuluan perancangan Database :

Ø Tantangan dalam merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memenuhi keperluan saat ini dan masa mendatang

Ø Perancangan Model Konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik

Proses perancangan basis data , dibagi menjadi 3 tahapan yaitu :

Ø Perancangan basis data secara konseptual, tahapan ini merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep..

Ø Perancangan basis data secara logis, merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual kemodel basis data yang akan dipakai (modal relasional, hirarkis, atau jaringan). Perancangan ini tidak bergantung pada DBMS yang akan dipakai, itulah sebabnya perancangan basis data secara logis terkadang disebut pemetaan model data.

Ø Perancangan basis data secara fisis, merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan pada media penyimpanan eksternal (yang spesifik terhadap DBMS yang dipakai ).

Pengembangan Sistem

Pengembangan system terdiri atas sederetan kegiatan yang dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan. Ada berbagai pembagian tahapan dalam pengembangan system yaitu :

Ø Metodologi yang disebut Waterfall atau air terjun yang membagi daur pengembangan system menjadi 6 tahapan : konsepsi, pendahuluan, analisis, perancangan, implementasi dan pengujian.

Ø McLeod mengemukakan 4 tahapan : perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi.

Ø Fabbri dan Schwab membaginya menjadi 5 tahapan : studi kelayakan, rencana pendahuluan, analisis system, perancamgan system danimplementasi system.

Tahapan studi kelayakan

Tahapan ini merupakan identifikasi terhadap kebutuhan system baru, identifikasi tidak hanya didasarkan oleh kebutuhan-kebutuhan baru tetapi harus memperhatikan kebutuhan pada system yang sudah ada. Hasil tahapan ini berupa daftar kebutuhan, perkiraan biaya untuk membuat system baru dan juga solusi yang dikehendaki.

Tahapan rencana pendahuluan

Tahapan ini menentukan lingkup proyek atau system yang akan ditangani, hal ini digunakan untuk menentukan jadwal proyek. Biasanya dijabarkan dalam diagram aliran data (DAD). DAD menunjukan fungsi-fungsi dalam system, cara menggunakan informasi yang tersimpan dan pemindahan informasi antar fungsi didalam system.

Tahapan analisis system

Analis system sering berdialog dengan pengguna untuk memperoleh informasi detil kebutuhan pengguna. Kemudian hasil yang didapat dipakai sebagai bahan untuk menyusun DAD system baru. Untuk memperinci DAD, item-item yang terdapat pada aliran data dan juga yang terdapat pada penyimpanan data dijabarkan dalam bentuk kamus data. Kamus data adalah deskripsi formal mengenai seluruh elemen yang tercakup dalam DAD.

Tahapan perancangan system

Tahapan perancangan system dibagi menjadi 2 bagian :

1. Perancangan basis data, merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna berdasarkan kamus aliran data yang telah dibuat. Proses perancangan basis data diantaranya adalah perancangan basis data konseptual yang terdiri atas 3 langkah yaitu :

Ø Penentuan entitas pada basis data

Ø Pendefinisian hubungan antarentitas

Ø Penerjemahan hubungan kedalam entitas

Entitas/tipe entitas/kelas entitas menyatakan objek atau kejadian.

Atribut/properti adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas.

Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas.

Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data.

Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut .

Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berada dalam suatu basis data relasional untuk menjaga kekonsistensian data.tujuan integritas referensial adalah untuk menjamin agar elemen dalam suatu tabel yang menunjuk kesuatu pengenal unik pada suatu baris pada tabel lain benar-benar menunjuk kesuatu nilai yang benar-benar ada. Macamnya ada 3 yaitu :

1. penambahan

2. penghapusan

3. peremajaan (update)

2. Perancangan proses

Ada 3 hal yang perlu diperhatikan tentang entitas :

Ø Sebuah atribut bisa jadi merupakan suatu pengulangan(berisi sejumlah nilai, bukan hanya satu nilai)

Ø Sebuah atribut muncul pada beberapa entitas.

Ø Sebuah atribut barangkali sebuah karakteristik dari entitas atau atribut lain.

Selain diagram E-R, diagram lain yang sering dipakai adalah diagram struktur data yang menyerupai E-R. cirinya dengan adanya 2 panah identik. Setelah hubungan antar entitas diketahui maka akan diterjemahkan kedalam table, melalui 3 langkah :

1.. Penentuan kunci untuk entitas

2. Penerjemahan hubungan kedalam kunci tamu

3. Penormalisasian basis data

Penentuan kunci tidak sekedar metode untuk mengakses suatu baris tertentu tapi harus menjadi pengenal yang unik. Kunci terdiri dari beberapa macam, yaitu sebagai berikut :

Candidate Key

Ø Satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik dari sebuah entitas.

Ø Misalnya: File Karyawan (No Induk, Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Alamat, Kota )

Ø Kunci Kandidat:

o No Induk, pasti unik

o Nama, sering dipakai sbg kunci pencarian tetapi tidak cocok utk key karena bisa ada nama yg sama

o Nama+Tanggal Lahir

o Nama+Tanggal Lahir+Tempat Lahir

o Alamat, Kota , tidak cocok untuk kunci

Primary Key

Ø Satu atribut atau satu set minimal atribut yg dapat mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dan dapat mewakili entitas

Ø Dipilih dari Candidate Key yang paling mewakili sebuah entitas secara unik

Ø Contoh: No Induk, karena unik tidak mungkin ada satu No Induk untuk lebih dari satu pegawai

Alternate Key (Kunci Alternatif)

Adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key

Foreign Key (Kunci Tamu)

Ø Adalah satu (atau satu set) atribut yang melengkapi satu relationship yang menunjukkan ke induknya.

Ø Misalnya: File Transaksi Gaji (No Induk, Nomor Bukti, Tanggal, Gaji Kotor, Potongan, Gaji Bersih, Pajak)

o Foreign Key: No Induk

o Primary Key: Nomor Bukti

o Alternate Key: No Induk + Nomor Bukti

Teknik Normalisasi

Ø Proses normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi).

Ø Pada proses normalisasi selalu diuji pada bbrp kondisi, apakah ada kesulitan dalam:

· Add/insert data; delete data; update data; dan retrieve data;

· Jika ada problem maka relasi perlu dipisahkan

Bentuk Normalisasi

Ø Unnormalized Form

Ø 1st Normal Form (1 NF)

Ø 2nd Normal Form (2 NF)

Ø 3rd Normal Form (3 NF)

Ø Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

BENTUK-BENTUK NORMALISASI

Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form):

Ø merupakan kumpulan data yang akan direkam,

Ø tanpa format tertentu,

Ø bisa saja data tidak lengkap atau ada duplikasi

Ø Dikumpulkan apa adanya

Normal Pertama (1st Normal Form)

Aturan :

Ø Mendefinisikan atribut kunci

Ø Tidak adanya group berulang

Ø Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci

Normalisasi Kedua (2nd Normal Form)

Aturan :

Ø Sudah memenuhi dalam bentuk normal kesatu

Ø Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.

Normalisasi Ketiga (3rd Normal Form)

Aturan :

Ø Sudah berada dalam bentuk normal kedua

Ø Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya).

Normalisasi Keempat

Ø Dikenal dengan nama: Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Ø Relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey

Ø Relatif jarang digunakan

Tahapan implementasi system

Tahapan implementasi system mencakup pengkodean program, pengujian program, pemasangan program dan pelatihan pada pengguna. Setelah tahap ini berakhir maka akan sampai pada tahapan penggunaan aplikasi oleh pengguna.

Kamus Data

Kamus data atau systems data dictionary
adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan DD analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, DD digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, DD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. DD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD (Data Flow Diagram). Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di DD.



DD tidak menggunakan notasi grafik sebagaimana halnya DFD. DD berfungsi
membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detil, dan
mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara
presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian
yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
DD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:
1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.
2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran,
misalnya alamat diuraikan menjadi kota, kodepos, propinsi, dan negara.
3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.
4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan
aliran.
5. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang akan menjadi
titik perhatian dalam entity relationship diagram.


3.2 Isi DD.
Data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang
data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka DD harus memuat
hal-hal berikut :

a. Nama arus data.
Karena DD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka
nama dari arus data juga harus dicatat di DD, sehingga mereka yang
membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus
data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di DD.

b. Alias.
Alias atan nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada.
Alias perlu ditulis karena data ayang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya, misalnnya bagian
pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur,
sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan.
Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur
data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

c. Bentuk data.
Bentuk data perlu dicatat di DD, karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan DD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau
formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak
dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang
output yang akan dihasilkan oleh sistem.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan dilayar
monitor akan digunakan untuk merancang tampilan layar yang akan
dihasilkan oleh sistem.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan
variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program.
· DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen, formulir,
laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor,
variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.

d. Arus data.
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di DD supaya memudahkan
mencari arus data ini di DFD.

e. Penjelasan.
Untuk tidak memperjleas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat
di DD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan
tentang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah
tembusan permintaaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai
tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

f. Periode.
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu
dicatat di DD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan
input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus
dilakukakan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

g. Volume.
Volume yang perlu dicatat di DD adalah tentang volumen rata-rata dan
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya
rata-rata arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu dan
volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak, Volume ini digunakan
untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan,
kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
h. Struktur data.
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di DD terdiri dari
item-item apa saja.


Simbol DD
Kebanyakan sistem, kadang-kadang elemen data terlalu kompleks untuk
didefinisikan. Kekomplekkan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumlah
elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen data yang lebih sederhana
tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan relevan dan
elementer. Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umum digunakan
dalam menganalisa sistem dengan menggunakan sejumlah simbol, seperti
berikut :


No Simbol Uraian 1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya 2 + Dan 3 () Opsional (boleh ada atau boleh tidak ada) 4 {} Pengulangan 5 [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternatif, seleksi 6 ** Komentar 7 @ Identifikasi atribut kunci 8 Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol [ ]
Tabel 3.1 : Simbol Data Dictionary
Sumber : Pengantar Perancangan Sistem, Husni Iskandar Pohan, dkk.
Sebagai contoh atribut NAMA, yang apabila dirincikan akan memiliki sejumlah
atribut pendukung, yaitu : gelar, nama_awal (first_name), nama_tengah
(middle_name), nama akhir (last_name).
Nama = Gelar + Nama_awal + Nama_tengah + Nama_akhir .
a. Gelar = Tuan Nyonya Nona Doktor Profesor
Nama_awal = karakter_valid
Nama_awal = karakter_valid
Nama_tengah = karakter_valid
Nama_akhir = karakter_valid
Karakter_valid = [ A-Z a-z 0-9 ' - ]

Untuk melengkapi definis elemen data ada sejumlah hal yang perlu
diperhatikan, yaitu :
a. Kejelasan arti elemen data dalam konteks aplikasi yang biasanya
dideskripsikan sebagai komentar dengan notasi **.
b. Komposisi elemen data, jika masih dapat diuraikan lagi.
c. Nilai dan satuan elemen data, jika sudah tidak dapat diuraikan lagi.

Teknik pengumpulan data

Wawancara
Wawancara adalah suatu metode yang langsung berhubungan dengan responden. Hubungan bisa ditempuh secara langsung atau melalui pembicaraan telepon atau melalui internet.
Keuntungan dengan wawancara
a. Hubungan secara personal, akan memperoleh data secara langsung, cepat dan ekonomis.
b. Problem akan langsung mengenai sasaran, penegasan maksud pertanyaan dapat langsung diutarakan.
c. Metode ini bersifat fleksibel, mudah menyesuaikan dengan keadaan untuk diarahkan pada relevansi informasi.
Kelemahan dengan wawancara
a. Jangkauan responden relatif kecil dan memakan waktu lebih lama dari pada angket.
b. Biayanya lebih mahal
c. Dibutuhkan lebih banyak tenaga pewawancara.
Tes
Metode pengumpulan data dengan tes adalah responden diberikan soal-soal yang harus dikerjakan. Data yang diperoleh berupa ukuran kemampuan masing-masing responden.
Keuntungan dengan tes
a. Dengan tes akan bersifat obyektif mengetahui kemampuan responden.
b. Daya pembanding antar responden dapat dengan mudah diketahui
c. Data dapat diperoleh secara serentak bersama.
Kelemahan dengan tes
b. Data yang diperoleh sifatnya terbatas pada pengukuran tingkat kemampuan.
c. Responden yang diberi tes harus bersifat homogen dan berada pada tingkatan yang relatif sama.

C. Populasi dan Sampling
Menurut Sugiyono (1997), Populasi diartikan sebagai wilayah generalisasi yang terdiri dari subyek/obyek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik simpulan.
Pengambilan data seperti sensus yaitu seluruh responden populasi akan muncul berbagai masalah yaitu soal biaya, tenaga, waktu. Sehingga cenderung orang melakukan pengambilan contoh beberapa anggota populasi yang mewakili secara representatif terhadap populasi, dalam hal ini disebut sampling.
Pertimbangan melakukan sampling pada penelitian :
1. Melakukan identifikasi unsur awal, penentuan sumber informasi.
2. Setiap elemen sampel dipilih untuk melengkapi,memperluas menguji informasi yang telah diperoleh sebelumnya.
3. Perbaikan yang kontinu selama proses penelitian.
4. Penentuan pembatasan sampel bila data sudah cukup.
5. Pertimbangan efisiensi tenaga, biaya, dan waktu.

Konsep sistem

PENGERTIAN SISTEM



1. DEFINISI SISTEM
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Contoh :
q Sistem Komputer terdiri dari
Software
Hardware
Brainware
q Sistem Akuntansi

2. KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik yaitu :
q Komponen / elemen (component)
q Batas sistem (boundary)
q Lingkungan luar sistem (environment)
q Penghubung (interface)
q Masukan (input)
q Pengolah (process)
q Keluaran (output)
q Sasaran (objective) atau tujuan (goal)

q Komponen / elemen (component)
Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi , artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen dari suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem.
Subsistem ini mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Suatu sistem juga mempunyai sistem yang lebih besar yang dikenal dengan Suprasistem.
Contoh :
Jika suatu perusahaan dipandang sebagai suatu sistem , maka industri akan dipandang sebagai Suprasistem.

q Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem itu sendiri.
Contoh :
Sistem Keuangan - Sistem Akuntansi
- Kasir
- Administrasi Keuangan
- Personalia


q Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Segala sesuatu diluar dari batas sistem yg mempengaruhi operasi dari suatu sistem disebut Lingkungan luar sistem (environment). Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan.
Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya , sedangkan lingkungan yang bersifat merugikan harus dimusnahkan dan dikendalikan agar tidak mengganggu operasi dari sistem.

q Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung Sistem merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem lainnya. Dengan kata lain melalui penghubung ini output dari suatu subsistem akan menjadi input sari subsistem lainnya.

q Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem disebut INPUT. Masukan ini dapat berupa : - Masukan Perawatan (Maintenance Input)
Yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem itu dapat beroperasi.
Contoh : Program untuk mengoperasikan komputer.
- Masukan Sinyal (signal input)
Yaitu energi yang diproses untuk diperolehnya suatu keluaran.
Contoh : Data

q Pengolah (Process)
Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah input menjadi output.
Contoh : - CPU pada komputer
- Bagian produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
- Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan - laporan Keuangan.

q Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah. Keluaran ini dapat diklasifikasikan sebagai :
- Keluaran yang berguna
Contoh : Informasi yang dikeluarkan oleh komputer
- Keluaran yang tidak berguna yang dikenal sebagai sisa pembuangan
Contoh : panas yang dikeluarkan oleh komputer.

q Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan sistem (Goal)
Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan. Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.
KARAKTERISTIK SISTEM INI DAPAT DILIHAT PADA GAMBAR 1

Gambar 1. Karakteristik Suatu Sistem


3. KLASIFIKASI SISTEM

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai:
q Sistem ABSTRAK (Abstract system )
Sistem ini merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide.
Contoh : Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan manusia.

q Sistem FISIK (Physical system)
Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya.
Contoh : Sistem Komputer
Sistem Akuntansi
Sistem Produksi

q Sistem ALAMIAH (Natural system)
Sistem alamiah ini adalah sistem yang terjadi dari proses - proses alam dalam arti tidak dibuat oleh manusia.
Contoh : Sistem Geologi : sungai, pegunungan
Sistem Solar : galaxy, tata surya

q Sistem buatan manusia (Human made system)
Sistem ini merupakan sistem yg dirancang & didisain oleh manusia.
Contoh : Sistem Informasi - manusia - komputer
Man - machine system / human-machine system
Interaksi antara manusia dan mesin


q Sistem Deterministik (Deterministic System )
Sistem yg beroperasi dengan tingkah laku yg dapat diramalkan disebut sistem
deterministik . Interaksi antar tiap-tiap bagian dapat dideteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan.
Contoh : Sistem Komputer

q Sistem Tak Tentu (Probabilistic System )
Sistem ini adalah sistem dimana kondisi masa depannya tak dapat diramalkan karena mengandung probabilitas.
Contoh : Sistem Manusia

q Sistem Tertutup (closed system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya. Sebenarnya didunia ini tidak ada sistem yg benar-benar tertutup.
Yang ada hanyalah sistem yang secara relatif tertutup (relatively closed system )

q Sistem Terbuka (open system)
Sistem ini kebalikan dari sistem tertutup, karena sistem terbuka adalah sistem yg berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Oleh sebab itu sistem ini harus
mempunyai suatu sistem pengendalian (control system) yang baik, agar yg masuk
hanya pengaruh - pengaruh yang baik saja.
Contoh : sistem kebudayaan Indonesia


4. PENGERTIAN ANALISIS SISTEM
Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orang yang membentuk tim. Orang yang merancang sistem ini disebut SISTEM ANALIS.

Ada yang mendefinisikan sistem analis sebagai
q Seorang yg menggunakan pengetahuan aplikasi komputer yg dimilikinya untuk memecahkan masalah-masalah bisnis, dibawah petunjuk manajer sistem
q Seorang yg bertanggung jawab menterjemahkan kebutuhan kebutuhan sipemakai sistem (user) kedalam spesifikasi teknik yg diperlukan oleh programmer dan diawasi oleh manajemen.

Pengertian sistem analis ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2. Pengertian Sistem Analis


5. FUNGSI SISTEM ANALIS

q FUNGSI SISTEM ANALIS :
1. Mengidentifikasikan masalah - masalah dari pemakai / user
2. Menyatakan secara spesifik sasaran yg harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user
3. Memilih alternatif - alternatif metode pemecahan masalah
4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dgn permintaan user


q TUGAS -TUGAS UMUM DARI SISTEM ANALIS :
1. Mengumpulkan & menganalisis formulir, dokumen , file yg berkaitan dgn sistem yg berjalan.
2. Menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem yg berjalan kepada user.
3. Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi -aplikasi untuk
penerapannya pada komputer.
4. Menganalisis & menyusun biaya-biaya & keuntungan dari sistem yg baru
5. Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yg baru.


q TUGAS -TUGAS TEKNIK DARI SISTEM ANALIS :
1. Menyiapkan gambaran kerja dalam menerapkan sistem baru.
2. Menyusun prosedur-prosedur untuk pengawasan.
3. Menyusun data flow diagram (DFD), Structured Analysis and Design Technique (SADT), dan sistem flowchart untuk merancang sistem baru secara detail.
4. Merancang pola pengawasan terhadap data yg bersifat sangat penting
5. Menyusun file-file utk digunakan dalam komputer, agar sistem baru dapat berjalan efektif.
6. Merancang bentuk input/output agar mudah dibaca oleh user
7. Menyusun dokumentasi tentang pekerjaan yg dilakukan oleh sistem analis dlm merancang sistem yg baru.

q PRIBADI SISTEM ANALIS
1. Mampu bekerja sama
2. Mampu berkomunikasi dengan baik
3. Mempunyai sopan santun
4. Mempunyai pendirian yang tegas
5. Mampu bersikap dewasa
6. Mampu bersikap tegas
7. Dapat bertindak secara metodik
8. Dapat bersikap akurat dalam memperhitungkan biaya-biaya
9. Mempunyai sifat kreatif


q 5 TAHAP LANGKAH KERJA SISTEM ANALIS
1. Tahap Mengidentifikasikan masalah kebutuhan user
2. Tahap Melaksanakan studi kelayakan
3. Tahap Analisis dan rancang sistem
4. Tahap Penerapan sistem
5. Tahap Evaluasi dan pemeliharaan

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (APSI) I dan II merupakan salah satu mata kuliah inti di jurusan KA. Melalui mata kuliah ini Anda diarahkan kepada inti analisis dan diarahkan menuju proses perancangan suatu sistem informasi.

Suatu sistem tidak akan ada yang sempurna sehebat apapun sistem itu. Suatu sistem pada prinsipnya akan selalu mengalami proses pengembangan dikarenakan :
adanya problematika pada sistem berjalan. adanya instruksi dari pemerintah berusaha memenuhi peluang (opportunities) di masa depan. Dari dasar teori di atas maka Anda sebagai peserta didik di jurusan KA diharapkan memiliki dasar-dasar teoritis bagaimana proses menganalisis suatu system berjalan yang tersaji dalam bentuk tahapan pengembangan system informasi (SDLC -- System Development Life Cycle).

Tahap-tahap analisis akan mengantar Anda pada proses perancangan system informasi baru sebagai solusi dari berbagai problematic system berjalan. Dimulai dari tahap perancangan output, perancangan database, perancangan input sampai pada proses implementasi sistem secara konkret melalui perangkat lunak yang dihasilkan.

About this Blog

Berhubung ada tugas dari dosen untuk membuat sebuah blog, maka dari itu hadirlah blog ini.
Blog ini saya dedikasikan untuk semua orang yang telah membantu saya dalam mengerjakan tugas saya sebagai seorang mahasiswa.
dan karena ini blog pertama saya dan saya juga baru belajar jadi kalo ada kekurangan mohon di mengerti.